Zadržanje Eden od najbolj pomembnih razlogov za spreminjanje upravljanja dokumentov je skladnost z zakonskimi predpisi in zahteva organizacij po uvedbi robustnih pravilnikov za zadržanje dokumentov. Posledice uničenja napačnih dokumentov so lahko kazni v primerih civilnega in kazenskega prava. Na drugi strani pa zakoni o zaščiti podatkov zahtevajo uničenje nekaterih osebnih podatkov po uporabi. Therefore™ omogoča trajno brisanje dokumentov po določenem obdobju zadržanja in brisanje starejših različic dokumentov iz strežnika.
Varnost Nadzor dostopa Dostop do sistema Therefore™ in dokumentov je mogoče popolnoma nadzorovati s tremi ravnmi zaščite. 1. Glavni dostop do rešitve je mogoč prek sistema Microsoft® Windows Active Directory. Ta nadzoruje dostop, ki ga imajo uporabniki do njihovih dokumentov in območij za shranjevanje, brez zahteve po uporabi drugega uporabniškega imena in gesla. Prav tako olajša upravljanja opravil informacijske tehnologije, ker je pravice mogoče dodeliti posameznikom ali skupinam uporabnikov. 2. Varnostne funkcije programske opreme Therefore™ skrbniku omogočajo, da odstrani možnosti iz določene skupine uporabnikov. S tem se uporabnikom običajno prepreči označevanje in tiskanje dokumentov. 3. Strežnik za pravice je vgrajena možnost, ki omogoča uporabo zunanje tabele. Glavna prednost tega je dovoljevanje različnih ravni dostopa znotraj skupine. Sistem najprej upošteva tabelo sistema Active Directory, skrbniku pa dovoli, da odobri dostop do določene datoteke ali dokumenta, ki običajno ne bi bil dovoljen.
Digitalni podpisi Za vsebino in izvor dokumenta je mogoče jamčiti samo s shrambo, ki je varna pred ponarejanjem. Digitalni podpis, ki ga vsebuje vsak dokument v strežniku Therefore™, zagotavlja pristnost vseh podatkov. Med pridobivanjem vsakega dokumenta strežnik Therefore™ preveri podpis in tako zagotovi, da uporabnik prejme veljavne podatke.
 |
Arhiviranje e-pošte S programsko opremo Therefore™ lahko vse papirnate kopije, elektronske dokumente in e-poštna sporočila, ki so povezana z določenim opravilom ali projektom, shranite in arhivirate v strukturirani obliki. To pomeni, da je vsa e-poštna korespondenca na voljo za dostop in pregled skupaj z dokumenti in povezani komunikaciji o kateri koli temi. To je zelo uporabno, saj shranjen dokument pogosto pove samo polovico zgodbe, drugo polovico pa izveste iz povezane korespondence. Končni uporabniki ne bodo opazili razlik v uporabniškem vmesniku programa Outlook®, vendar pa jim nikoli ne bo zmanjkalo prostora.
