Upravljanje tiskanja malce drugače - MEDIC.si

Ali poznate stroške tiskanja v vaši organizaciji? Kaj pa varnostne vidike uporabe takšnih naprav?

Upravljanje tiskanja (angl. Print Management ali MPS – Managed Print Sevices) uvrščamo v t.i. področje upravljanje informacij (angl. Information Management). Navkljub digitalizaciji družbe kot celote in stremenju k brezpapirnemu poslovanju še vedno in večino poslovnih dokumentov natisnemo v naših pisarnah. Poleg tiskanja vse več dokumentov zajamemo in pretvorimo v digitalno obliko. Zato se upravljanje tiskanja osredotoča predvsem na dve ključni področji:

  • varnost in
  • obvladovanje stroškov.

Organizacije so v letu 2015 (vir: MPS Market Landscape, Quocirca) izpostavile ključne dejavnike na področju upravljanja tiskanja, kar seveda potrjuje naše gornje trditve.

MPS dejavniki

Varnostni izzivi tiskanja

Sodobni tiskalniki in večopravilne naprave so povezani v omrežje, naj bo to klasično preko ethernet kabla ali preko brezžičnega vmesnika. So računalniki, specializirani za nekaj nam povsem vsakdanjih in enostavnih opravil – tiskanje, zajem in optično prepoznavanje dokumentov. Za ta opravila skrbi v napravah samih ali računalnikih nameščena programska oprema. Ker so takšne naprave varnostno ranljive enako, kot sta to vaš prenosnik ali namizni računalnik, je pomebno, da so nameščene posodobitve programske opreme (t.i. firmware) in omogočene varnostne funkcionalnosti. Znani proizvajalci zato vlagajo veliko virov v zagotavljanje varnosti.

Zmogljivejši tiskalniki imajo vgrajene klasične ali SSD diske, na katerih se hranijo dokumenti. Vsebina diskov na novejših napravah je kriptirana. Ne bo pa odveč, ko napravo pošljete na servis, jo prodate, vrnete najemodajalcu ali drugi osebi, da vsebino diska pobrišete oziroma tovrstno storitev za vas opravi zaupanja vreden partner. Predstavljajte si, da vsebina diska, ki je bil vgrajen v večfunkcijsko napravo pri proizvajalcu visokotehnoloških izdelkov pride v posest konkurence!?

Poseben izziv predstavlja tudi nepooblaščeno tiskanje dokumentov in puščanje natisnjenih dokumentov na napravah. Da ne govorimo o nepooblaščenemu zajemu in razširjanju informacij, ko uporabniki enostavno skenirajo zaupne vsebine na USB ključek ali jih pošljejo kar na elektronski naslov izven podjetja. Sodobne naprave v povezavi s programsko opremo za upravljanje tiskanja celovito obvladujejo tovrstne varnostne izzive.

Obvladovanje stroškov

S poslovnega vidika tiskanje prestavlja strošek. Nanj vplivajo predvsem naslednje preference uporabnika:

  • obseg tiskanja in s tem poraba papirja, barv, energije, drugega potrošnega materiala,
  • želena kakovost tiskanja,
  • pestrost vsebin oziroma pokritost strani …

Na stroške pa vplivajo tudi naslednji dejavniki:

  • nepooblaščeno skeniranje in tiskanje,
  • tiskanje na zalogo.
  • večkratno tiskanje dokumentov zaradi njihove »izgube«,
  • tiskanje na napravah z nadpovprečnim stroškom tiska na natisnjeno stran (npr. barvno, ko bi zadoščalo črnobelo, poraba energije),
  • uporaba neoriginalnega potrošnega materiala, ki v najslabšem primeru lahko povzorči visoke stroške popravil in nenazadnje izgubo garancije,
  • vzdrževanje naprav in drugi elementi porabe in izgube časa tehničnega osebja ter uporabnikov,
  • vplivi na okolje.

Izgube ugleda zaradi odtekanja informacij, tožbenih zahtevkov zaradi razkritja poslovnih skrivnosti in podobnih vidikov na tem mestu ne bomo obširneje opisovali.

Zniževanje stroškov, vplivov na okolje, izboljšanje varnosti, neprekinjenega poslovanja, razpoložljivost virov

Upravljanje tiskanja

Kako vam lahko pomagamo v družbi Medic sistemi?

Na podlagi dolgoletnih izkušenj, visoko usposobljenih sodelavcev in posebnih varnostnih zahtev nekaterih naših strank vam celovito uredimo področje upravljanja tiskanja oziroma pravilneje rečeno »upravljanja informacij na področju digitalnega zajema dokumentov in njihovega reproduciranja«. Projekta se lotimo v štirih korakih:

  1. Analiza obstoječega stanja – popišemo obstoječe naprave in področje.
  2. Skupaj z vami opredelimo trenutne potrebe in tehnološke zahteve ter zahteve za naslednje srednjeročno oziroma dologoročno obdobje 2 – 5 let.
  3. Na podlagi teh informacij zasnujemo sistem upravljanja tiskalnikov in večfunkcijskih naprav s predlaganimi rešitvami za nadzor. V tem segmentu pripravimo tudi predlog standardizacije in optimizacije flote naprav. Kot Canonov partner vam lahko ponudimo celovit nabor rešitev s programsko opremo UniFlow. Kar nekaj implementacij pa imamo tudi z rešitvama PaperCut in HP Web JetAdmin. Opredelimo še aktivnosti in faznost izvedbe.
  4. Izvedba planiranih aktivnosti.

S tako postavljenim sistemom boste imeli vsak trenutek na voljo:

  • Popolno statistiko o količinah in vrstah natisnjenih strani po napravi, uporabniku in/ali organizacijski enoti.
  • Podroben in centraliziran pregled porabe tonerjev, drugega potrošnega materiala in napak na napravah.
  • Varno tiskanje z uporabo naprednih tehnologij (identifikacija uporabnika s PIN kodo, brezkontaktno kartico – RFID, NFC pametno napravo).
  • Nadzorovano tiskanje s pametnih naprav (mobilni telefoni, tablični računalniki ipd.).
  • Preusmerjanje tiskanja z lokalnih tiskalnikov na zmogljivejše in stroškovno učinkovitejše večfunkcijske mrežne naprave.
  • Prilagoditev tiskanja in zajema dokumentov v skladu z vašimi pravili. Zajem dokumentov je moč prilagoditi tako, da se vsi dokumenti shranjujejo v vaš zaledni dokumentni sistem, npr. Canon Therefore.
  • Dvig varnostne politike pri zajemu, kopiranju, tiskanju in faksiranju, ko lahko upravljamo katerokoli izmed teh aktivnosti glede na prepoznane nedovoljene besede v besedilu.
  • Neposredno zaračunavanje opravljenih storitev oziroma pripisovanje stroškov stroškovnim mestom, organizacijskim enotam ali drugim uporabnikom.

Uspešnost izvedbe merimo z absolutnimi ali relativnimi kazalci, na primer z znižanjem stroškov lastništva naprav, znižanjem operativnih stroškov (tudi do 40 %), donosnostjo investicije ipd.