Brezpapirno poslovanje - MEDIC.si

Portfolio

Brezpapirno poslovanje - MEDIC.si

Zakaj in kako se pripraviti na brezpapirno poslovanje?

Vprašanje, ki si ga vsi zastavljamo v zvezi s prehodom na brezpapirno poslovanje je smisel in seveda kaj s tem pridobimo v podjetju.
Prehod na brezpapirno poslovanje je v večini primerov smiselno kadar lahko posamezen postopek skoraj v celoti poteka brez papirja.

Z brezpapirnim poslovanjem so postopki iskanja, potrjevanja z revizijsko sledjo hitri in enostavni. V vsakem trenutku imamo na razpolago dostop do dokumentov, postopkov potrjevanja in informacij sledljivosti dokumenta.
To pomeni nič več zamudnega iskanja dokumentov, ugotavljanja kje v postopku dokumenti stojijo in kdaj bo posamezen postopek zaključen.

Običajno začnemo z popisom vseh vrst dokumentov in obstoječih procesov (krogotokov) poslovanja v podjetju.
Na podlagi popisa in izdelane klasifikacije dokumentov se odločamo o smiselnosti prehoda na popolno ali delno elektronsko poslovanje za posamezno vrsto dokumentov ali informacij.

Kaj moramo biti pozorni pri izbiri dokumentnega sistema?

Enostavna uporaba, zanesljivost, kredibilnost in dolgoročna podpora.
Dokumentni sistem ni enostavno implementirati, še težje pa ga je zamenjati.

Ravno iz tega razloga je pomembno da ima proizvajalec sistema primerno velikost podjetja z mednarodno podporo in razvojem, saj nam s tem jamči obstoj sistema čez nekaj desetletij.

Canon je podjetje z tradicijo, prepoznavnim imenom in referencami širom sveta, tako na področju inovacij kot številom uspešnih implementacij.
Vse naštete prednosti so nas prepričale da smo začeli z uporabo in trženjem Canonovega dokumentnega sistema Therefore.

Kaj so glavne prednosti dokumentnega sistema, kateri mi omogoča brezpapirno poslovanje?

Z DMS (document managment system – dokumentni sistem) lahko v vsakem trenutku hitro poiščem katerokoli želeno informacijo. Vsi dokumenti so OCR (avtomatična prepoznava teksta) zajeti, kar omogoča indeksiranje in iskanje informacij tudi znotraj dokumentov.

Dokumentni sistem nam prihrani vsaj 20% časa pri iskanju informacij, kar je glede na raziskave, da zaposleni 60% svojega časa na delovnem mestu namenijo za iskanje informacij, izjemno pomembno za našo  storilnost in kredibilnost podjetja.
Sodelovanje pri pregledih in potrjevanjih posameznih postopkov je pri brezpapirnem poslovanju sila enostavno in dostopno 24 ur dnevno s katerekoli stacionarne ali mobilne naprave.

Zakaj se je smiselno izogniti podpisovanja dokumentov izdaje blaga in storitev na klasičnem papirju? Klasični papirni dokument izdaje (dobavnica, delovni nalog, gradbena knjiga, zapisniki, …) zahteva po izdelavi v poslovnem sistemu tiskanje v več izvodih na papir, podpis stranke ob zaključku poslovnega dogodka, dostava podpisanega dokumenta v podjetje in v potrjevanje ustreznih služb, ter končni obračun v finančni službi.
Z podpisovanjem dokumentov na podpisni tablici/mobilni napravi se dokument avtomatično pošlje stranki po elektronski pošti in sproži proces potrjevanja v podjetju do končnega obračuna v finančni službi.

Celoten postopek je izjemno hiter, brez možnosti izgube dokumenta, brez stroškov tiskanja in z popolno sledljivostjo celotnega postopka do obračuna.
Arhiviranje, potrjevanje in povezovanje medsebojno odvisnih dokumentov poteka samodejno.